EN
ZoomMate, Zoom Workplace içinde çalışan yapay zeka destekli bir çalışma alanıdır. Toplantı notlarından proje bağlamına, kurumsal aramadan otomatik iş akışlarına kadar farklı süreçleri bir araya getirerek ekiplerin görüşmelerde ortaya çıkan bilgileri somut iş çıktılarına dönüştürmesine yardımcı olur.
ZoomMate’i kullanmaya başlamak için tüm özellikleri aynı anda devreye almak gerekmez. En pratik yaklaşım, ekibinizin zaten düzenli olarak yürüttüğü bir toplantı veya projeyi seçmek ve ZoomMate’i bu mevcut iş akışına adım adım dahil etmektir.
ZoomMate; toplantılar, sohbetler, belgeler ve proje bilgileri arasında bağlantı kurarak ekiplerin ihtiyaç duyduğu bağlama daha hızlı ulaşmasını sağlayan yapay zeka destekli bir Zoom çalışma alanıdır.
Toplantı sonrasında gönderilecek e-postalar, düzenlenecek görevler, güncellenecek belgeler veya hazırlanacak sunumlar çoğu zaman ek bir operasyonel yük oluşturur. ZoomMate, notları, aramayı, iş akışlarını ve yapay zeka destekli içerik üretimini aynı çalışma deneyimi içinde bir araya getirerek bu sürecin daha bağlantılı ilerlemesine yardımcı olur.
ZoomMate’i kullanmaya başlamanın en kolay yollarından biri, düzenli olarak tekrarlanan bir toplantıyı seçmektir.
Haftalık ekip toplantıları, proje durum görüşmeleri, müşteri değerlendirmeleri veya yönetim toplantıları bu kullanım için uygun başlangıç noktalarıdır. Çünkü bu toplantılar genellikle kararlar, görevler, takip işleri ve sonraki görüşmelerde tekrar ihtiyaç duyulacak bilgiler üretir.
Zoom My Notes, toplantılarda ortaya çıkan bilgilerin daha sonra kullanılabilmesi için önemli bir başlangıç noktası oluşturur.
My Notes kullanılarak toplantı dökümleri ve özetleri oluşturulabilir, eylem maddeleri belirlenebilir ve zaman içinde toplantıların aranabilir bir geçmişi oluşturulabilir.
Böylece yeni bir toplantı öncesinde önceki kayıtları veya farklı mesaj dizilerini tek tek incelemek yerine, geçmiş görüşmelerde alınan kararları ve tamamlanmamış görevleri daha hızlı değerlendirmek mümkün hale gelir.
Örneğin bir satış ekibi, müşteriyle yapacağı yeni görüşmeden önce geçmiş toplantı özetlerini ve ürün geri bildirimlerini inceleyebilir. Bir proje yöneticisi ise haftalık durum toplantısı öncesinde daha önce alınan planlama kararlarına ulaşabilir.
Toplantılar, belgeler ve güncellemeler arttıkça bilgilerin farklı yerlerde dağılması projelerin takibini zorlaştırabilir. ZoomMate içindeki proje çalışma alanları, belirli bir müşteri, ekip veya girişimle ilgili içeriklerin ortak bir bağlam altında düzenlenmesini sağlar.
Bir proje çalışma alanında;
bir arada tutulabilir.
Bu yapı yalnızca dosyaların tek yerde bulunmasını sağlamaz. Projenin geçmiş bağlamının korunması, ZoomMate’in sonraki sorgularda ve içerik üretiminde ilgili bilgileri daha doğru şekilde değerlendirmesine yardımcı olur.
Örneğin bir proje başlangıç toplantısında alınan kararlar, daha sonra hazırlanacak durum güncellemelerinde, sunum taslaklarında veya toplantı hazırlıklarında yeniden kullanılabilir.
ZoomMate’in günlük kullanım senaryolarından biri, toplantılar, sohbetler, belgeler ve bağlantılı iş sistemleri genelinde bilgi aramaktır.
Kullanıcılar belirli bir dosyanın nerede bulunduğunu hatırlamak yerine ZoomMate’e doğal dilde sorular yöneltebilir. Örneğin:
Kuruluşun entegrasyon yapılandırmasına bağlı olarak ZoomMate; Zoom içeriğinin yanı sıra Google Drive, Salesforce, ServiceNow, Confluence ve OneDrive gibi bağlantılı sistemlerden de bilgi alabilir.
Bu yaklaşım özellikle toplantı öncesi hazırlıklarda önemlidir. Farklı uygulamalardaki bilgileri manuel olarak toplamak yerine gerekli bağlamın tek bir sorguyla bulunmasına yardımcı olabilir.
Ekipler ZoomMate’in not ve arama özelliklerini kullanmaya başladıktan sonra bir sonraki adım tekrarlayan görevlerin otomatikleştirilmesi olabilir.
ZoomMate Workflows, toplantıların ardından veya belirli aralıklarla gerçekleştirilen çok adımlı süreçlerin otomatik yürütülmesine yardımcı olur. Ekipler hazır iş akışı şablonlarını kullanabilir veya doğal dilde verilen talimatlardan ve görsel oluşturucudan yararlanarak kendi süreçlerini oluşturabilir.
Workflows ile örneğin:
İş akışları doğrudan toplantılarla da ilişkilendirilebilir. Böylece düzenli bir müşteri veya proje toplantısı sona erdiğinde belirlenen sonraki adımlar otomatik olarak başlatılabilir.
Örneğin bir müşteri toplantısı tamamlandıktan sonra ZoomMate görüşmenin özetini hazırlayabilir, takip e-postası için ilk taslağı oluşturabilir, ilgili CRM kayıtlarını güncelleyebilir ve sonraki değerlendirme için sunum taslağı hazırlayabilir.
Buradaki amaç tüm iş gününü otomatikleştirmek değil; özellikle görüşmeler arasında tekrar eden ve zaman alan koordinasyon görevlerini azaltmaktır.
ZoomMate yalnızca bilgi bulmak veya görev otomasyonu için kullanılmaz. Zoom’un AI Productivity Suite kapsamında sunduğu Slides, Sheets, Paper ve Canvas gibi araçlarla toplantılarda ortaya çıkan bilgiler üzerinde çalışılabilir ilk taslaklara dönüştürülebilir.
Ekipler sıfırdan başlamak yerine toplantı ve proje bağlamından yararlanarak:
oluşturabilir.
Bir satış ekibi müşteri keşif görüşmesinin ardından ilk sunum taslağını hazırlayabilir. Pazarlama ekibi bir beyin fırtısı oturumunu kampanya planına dönüştürebilir. Proje yöneticisi ise yönetim toplantısından önce durum sunumunun ilk versiyonunu oluşturabilir.
Yapay zeka tarafından hazırlanan bu çıktılar, nihai çalışma yerine ekiplerin geliştirebileceği bir başlangıç noktası olarak kullanılabilir.
ZoomMate’i ilk kez kullanacak ekiplerin tüm özellikleri aynı anda devreye alması gerekmez. En doğru başlangıç noktası, mevcut iş akışında en fazla zaman alan tekrarlayan süreci belirlemektir.
Başlangıç için değerlendirilebilecek kullanım senaryoları şunlardır:
ZoomMate kullanımında en iyi başlangıç, küçük ve tekrarlanabilir bir iş akışı seçmektir.
Örneğin önce yalnızca haftalık toplantılarda My Notes kullanılabilir. Daha sonra proje toplantılarına otomatik iş akışları eklenebilir. Ekip çözümü kullanmaya alıştıkça arama, proje çalışma alanları ve yapay zeka destekli üretkenlik araçları devreye alınabilir.
Bu adım adım yaklaşım özellikle toplantı, değerlendirme ve ekipler arası koordinasyonun yoğun olduğu çalışma ortamlarında idari iş yükünü azaltmaya yardımcı olabilir.
Kurumsal çalışmalar tek bir toplantı veya uygulama içinde gerçekleşmez. Toplantılarda bilgi oluşur, sohbetlerde kararlar alınır, belgelerde çalışmalar geliştirilir ve takip görevleri farklı sistemlerde yürütülür.
ZoomMate bu farklı bağlamların birbirinden kopmasını azaltmayı amaçlar. Toplantı sırasında ortaya çıkan bir bilgi daha sonra proje hazırlığında, aramada, otomatik bir iş akışında veya yeni bir doküman oluşturulurken tekrar kullanılabilir.
Bu nedenle ZoomMate’i kullanmaya başlamak için karmaşık bir dönüşüm projesi oluşturmak yerine, ekibinizin Zoom Workplace üzerinde halihazırda yönettiği aktif bir proje veya yinelenen toplantıyla başlayabilirsiniz.
ZoomMate, Zoom Workplace'e entegre yapay zeka destekli bir çalışma alanıdır. Toplantılar, kurumsal bilgiler, arama, iş akışları ve içerik oluşturma araçları arasında bağlantı kurarak görüşmelerin somut iş çıktılarına dönüştürülmesine yardımcı olur.
Hayır. ZoomMate toplantı bağlamının yanı sıra arama, proje çalışma alanları, otomatik iş akışları ve yapay zeka destekli içerik oluşturma araçlarını da aynı çalışma deneyimi içinde bir araya getirir.
Evet. Kuruluşun entegrasyon yapılandırmasına bağlı olarak ZoomMate, Google Drive, Salesforce, ServiceNow, Confluence ve OneDrive gibi bağlantılı sistemlerden bilgi kullanabilir.
Zoom’un AI Productivity Suite araçları kullanılarak toplantı ve proje bağlamından sunum, elektronik tablo, belge, proje planı, özet ve benzeri çalışma taslakları oluşturulabilir.
En kolay yöntem, ekibinizin zaten düzenli olarak yürüttüğü bir toplantı veya aktif projeyi seçmektir. My Notes gibi temel bir kullanım senaryosuyla başlayıp daha sonra arama, Workflows ve içerik oluşturma araçlarına geçilebilir.
Zoom, ZoomMate kullanılabilirliğinin müşteri türü, bölge ve sektör gibi faktörlere göre değişebileceğini belirtiyor. Kullanıma göre ölçümlenen bazı yapay zeka işlemleri için AI Credits modeli uygulanıyor.
ZoomMate ve Zoom Workplace çözümlerini kurumunuzda kullanmayı planlıyorsanız ihtiyaç duyacağınız lisans, özellik ve yapılandırma kurumunuzun çalışma biçimine göre değişebilir.
ETGİ Grup, Zoom’un kurumsal iletişim ve iş birliği çözümleri için lisanslama, ihtiyaç analizi, kurulum ve teknik destek süreçlerinde kurumlara destek sağlar. ZoomMate ve diğer Zoom çözümlerinin işletmenizde nasıl konumlandırılabileceğini değerlendirmek ve kurumsal lisans seçenekleri hakkında bilgi almak için ETGİ Grup ile iletişime geçebilirsiniz.
